أشترطت وزارة الخارجية ثلاثة متطلبات رئيسية للتقدم بطلب خدمة تصديق الوثائق. أولاً، يجب أن تكون الوثيقة الأصلية إما باللغة العربية أو الإنجليزية، أو مصحوبة بترجمة قانونية، ثانياً يجب أن تكون الوثيقة مصدقة من الجهات ذات الصلة، سواء داخل الدولة أو خارجها قبل التقديم، ثالثاً يجب ألا تكون الوثيقة مغلفة حرارياً.

تقدم وزارة الخارجية خدمات تصديق الوثائق على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع في جميع أنحاء دولة الإمارات العربية المتحدة حصريًا من خلال المنصات الرقمية، بما في ذلك تطبيق وزارة الخارجية الإماراتية الذكي أو موقعها الإلكتروني التصديق هو عملية التحقق من صحة الختم والتوقيع على الوثائق الرسمية، بغض النظر عما إذا كانت الوثيقة صادرة محليًا أو دوليًا. يمكن الوصول إلى الخدمة سواء داخل دولة الإمارات العربية المتحدة عبر قنواتها الإلكترونية أو خارجها من خلال سفارات وقنصليات الدولة. 

يمكن للأفراد تصديق وثائقهم الشخصية والتجارية الصادرة من داخل دولة الإمارات العربية المتحدة أو خارجها بسهولة من خلال منصات الوزارة الذكية. وعملت الوزارة على تبسيط العملية لجعلها أكثر سهولة في الاستخدام، من خلال توفير خطوات واضحة تسمح بتقديم المستندات وتتبعها بسرعة وأمان. 

وأوضحت وزارة الخارجية عبر موقعها الإلكتروني وحسابها على مواقع التواصل الاجتماعي "X" (تويتر سابقًا) أنه بمجرد تقديم العميل لطلب مصادقة المستندات، ستتواصل معه شركة التوصيل لترتيب استلام المستندات وإعادتها إلى العنوان المحدد. كما يمكن للعملاء متابعة حالة خدمتهم في الوقت الفعلي. 

إذا كنت فرداً يتقدم بطلب تصديق وثائق داخل دولة الإمارات، فهناك خمس مراحل رئيسية يجب اتباعها وفقاً لدليل الخدمة الخاص بالوزارة. تتكون الإجراءات من الخطوات التالية استخدام بيانات  تسجيل الدخول للوصول إلى الموقع الإلكتروني أو التطبيق الذكي؛ طلب خدمات تصديق الوثائق؛ تصديق الأوراق الرسمية؛ اختيار خدمة التوصيل والوقت المناسب لاستلام وإرجاع الوثائق؛ وأخيراً تسليم الوثائق إلى المندوب الذي يسلمها.

حددت وزارة الخارجية مجموعة واسعة من الوثائق الرسمية التي يمكن مصادقة عليها من خلال قنواتها الرقمية. تتضمن هذه المستندات: 

  • مستندات الأحوال الشخصية: الشهادات التعليمية (بما في ذلك السجلات)، وشهادات الميلاد، وشهادات الوفاة، والتقارير الطبية، وشهادات حسن السيرة والسلوك، وشهادات الزواج، والمستندات الصادرة عن المحكمة، والتوكيلات الشخصية، وشهادات "لمن يهمه الأمر"، وعقود العمل، وعروض العمل، وكشوف الحسابات المصرفية، وشهادات الضرائب الشخصية. 
  • المستندات التجارية: تتضمن العقود والاتفاقيات والسجلات التجارية وتعيينات المديرين ومحاضر اجتماعات مجالس الإدارة أو الشركاء وتغييرات اسم الشركة وتسجيل العلامات التجارية واتفاقيات التوزيع وشهادات التأمين والضرائب للشركات وقرارات مجلس الإدارة والرخص التجارية وشهادات المساهمين وإغلاق الشركات ووثائق الإفلاس والقوائم المالية وتسجيل المنتجات أو براءات الاختراع والتوكيلات وشهادات المستخدم النهائي وشهادات الإنجاز، وغيرها. 

وأوضحت الوزارة أن بعض العقود أو الاتفاقيات التجارية قد تتكون من مستندات متعددة حسب محتواها. إذا كان لدى العملاء أي أسئلة أو مخاوف، فيُنصح بالاتصال بمركز الاتصال التابع لوزارة الخارجية للمساعدة. 

  • الفواتير وشهادات المنشأ: وهي المستندات التجارية التي تثبت شراء أو بيع السلع أو المنتجات. ويجب إرسال المستند الأصلي عبر الخدمات البريدية لاستكمال عملية المصادقة. 

توفر هذه الخدمة الرقمية الراحة للأفراد والشركات، وتمكنهم من مصادقة المستندات المهمة بكل سهولة مع ضمان الامتثال القانوني. ومن خلال تنفيذ عملية واضحة ومبسطة، تهدف الوزارة إلى تعزيز كفاءة مصادقة المستندات للأغراض الشخصية والتجارية.