وتأتي هذه الخدمة ضمن جهود تطوير الخدمات الحكومية الرقمية وتسهيل المعاملات المرتبطة بالمستندات الرسمية، بما يساعد المواطنين والمقيمين وأصحاب الأعمال على الحصول على التصديقات المطلوبة دون الحاجة إلى اتباع الإجراءات الورقية التقليدية في الحالات المؤهلة.

وتؤكد الوزارة أن التصديق يهدف إلى إثبات صحة الأختام والتوقيعات الموجودة على الوثائق والمستندات، سواء كانت صادرة من داخل الدولة أو خارجها، وفق الإجراءات المعتمدة لدى وزارة الخارجية وبعثات الإمارات الدبلوماسية.

وتكتسب هذه التوضيحات أهمية خاصة للأشخاص الذين يحتاجون إلى استخدام مستندات رسمية في دولة أخرى، أو استكمال معاملات تتطلب تصديقًا معتمدًا من الجهات الحكومية المختصة.

وبحسب بطاقة الخدمة الرسمية المنشورة على موقع وزارة الخارجية الإماراتية، يمكن إنجاز التصديق الرقمي للمستندات المؤهلة الصادرة داخل دولة الإمارات خلال ساعتين أثناء ساعات العمل الرسمية، بعد استكمال الإجراءات المطلوبة وقبول المستند.

ويشترط للاستفادة من هذا المسار أن يكون المستند أصليًا وصادرًا بصورة رقمية من جهة إماراتية مدعومة ضمن النظام الإلكتروني للوزارة، وأن يكون من أنواع المستندات المشمولة بالخدمة.

كما يجب أن يتضمن المستند وسيلة للتحقق من صحته إلكترونيًا، مثل رمز الاستجابة السريعة أو الرمز الشريطي أو رابط التحقق أو الرقم المرجعي الذي يسمح بمطابقة بيانات الوثيقة مع سجلات الجهة المصدرة.

ولا يكفي تصوير المستند الورقي أو تحويله إلى ملف إلكتروني للاستفادة من التصديق الرقمي، لأن الوزارة تشترط وجود مستند رقمي أصلي صادر من الجهة المختصة وليس مجرد صورة ضوئية أو نسخة أنشأها المستخدم.

وفيما يتعلق بخطوات التقديم، تبدأ الإجراءات بالدخول إلى الموقع الإلكتروني الرسمي لوزارة الخارجية أو التطبيق الذكي UAE MOFA، ثم تسجيل الدخول باستخدام حساب الهوية الرقمية الإماراتية المعتمد.

وبعد ذلك يختار المستفيد خدمة تصديق المستندات داخل الدولة، ويؤكد أن الوثيقة المطلوب التصديق عليها صادرة من إحدى الجهات المختصة في دولة الإمارات العربية المتحدة.

ويقوم مقدم الطلب بتحديد جهة إصدار الوثيقة ونوع المستند المطلوب تصديقه، حيث يحدد النظام الإلكتروني بصورة تلقائية ما إذا كانت المعاملة مؤهلة للتصديق الرقمي أو تحتاج إلى مسار تصديق آخر.

وفي حالة اختيار المسار الرقمي، يستكمل المستفيد تحديد الدولة التي سيُستخدم فيها المستند، ثم يرفع الوثيقة الرقمية الأصلية ويقر بصحة البيانات ويستكمل دفع الرسوم المطلوبة قبل إرسال الطلب.

وبعد قبول الطلب واستكمال المعالجة، يتلقى المستفيد المستند المصدق رقميًا من خلال البريد الإلكتروني، أو يستطيع الحصول عليه من قسم «طلباتي» في حسابه على موقع وزارة الخارجية.

وتتيح الوزارة كذلك خدمة مستقلة للتحقق من المستندات التي سبق تصديقها، حيث يمكن للجهة المستفيدة استخدام بيانات التصديق للتأكد من صحة الوثيقة وفق النظام الإلكتروني المعتمد.

وتوضح التعليمات الرسمية أن التحقق من حالة الوثيقة يتم من خلال بوابة MOFA VERIFY، باستخدام الرقم المرجعي وتاريخ إصدار التصديق وفق البيانات المطلوبة داخل البوابة.

وتساعد هذه الآلية الجهات التي تتلقى المستندات المصدقة على التحقق من صحتها، وتحد من الحاجة إلى الاعتماد على نسخ غير موثوقة أو بيانات تصديق لا يمكن التثبت منها.

أما المستندات التي لا تستوفي شروط التصديق الرقمي، فتتيح الوزارة معالجتها من خلال مزود خدمة توصيل معتمد، وفق المسار الذي يحدده النظام بناءً على جهة الإصدار ونوع الوثيقة.

وفي هذا المسار، يتعين على مقدم الطلب تقديم المستند الأصلي باللغة العربية أو الإنجليزية، أو إرفاق ترجمة قانونية معتمدة عندما يكون المستند بلغة أخرى تستوجب الترجمة.

كما تشترط الوزارة أن يكون المستند مستوفيًا للتصديقات السابقة المطلوبة من الجهات المختصة عندما تنطبق هذه المتطلبات، وألا يكون مغلفًا تغليفًا حراريًا يمنع استكمال إجراءات التصديق.

ويختار المستفيد شركة التوصيل المناسبة ويُدخل بيانات التواصل والاستلام، ثم يسدد الرسوم المقررة وينتظر استكمال إجراءات استلام الوثيقة وإعادتها بعد التصديق.

وبخصوص المدد الزمنية، توضح وزارة الخارجية أن التصديق عبر مزود خدمة التوصيل داخل الإمارات يستغرق عادة من يوم إلى ثلاثة أيام عمل، وفق الشركة المختارة وطبيعة المعاملة.

أما المعاملات التي تتم من خارج الإمارات عبر مسارات التوصيل المعتمدة، فقد تتطلب مدة أطول بحسب الدولة والبعثة الدبلوماسية والإجراءات المرتبطة باستلام المستندات الأصلية.

ومن المهم عدم الخلط بين خدمة التصديق الرقمي للمستندات الإماراتية الأصلية وخدمات التصديق المقدمة للمستندات الصادرة من دول أخرى، لأن المتطلبات وطريقة الاستلام تختلف بحسب بلد الإصدار.

كما ينبغي عدم تعميم مدة الساعتين على جميع الوثائق، إذ ترتبط هذه المدة بالمستندات الرقمية المؤهلة وخلال ساعات العمل الرسمية المحددة للخدمة.

وفيما يتعلق بالرسوم، تحيل وزارة الخارجية المستفيدين إلى دليل التصديقات الرسمي لمعرفة المبالغ المستحقة بحسب طبيعة المستند ونوع المعاملة، مع إظهار المبالغ المطلوبة أثناء تقديم الطلب.

ولا تعني إتاحة المسار الرقمي أن خدمة التصديق مجانية، كما لا ينبغي افتراض وجود رسم موحد لجميع المستندات الشخصية والتجارية دون الرجوع إلى تصنيف الوثيقة في نظام الوزارة.

وتسمح التعليمات الرسمية بإدراج ما يصل إلى خمسة مستندات ضمن طلب واحد عندما تكون جميعها مؤهلة لطريقة التصديق نفسها، مع ضرورة صحة البيانات وتطابقها مع الوثائق المرفوعة.

ويُنصح المستفيدون بمراجعة جهة إصدار المستند واسم صاحبه ونوع الوثيقة والدولة التي ستستخدم فيها قبل إرسال الطلب، لأن اختلاف البيانات أو عدم استيفاء الشروط قد يؤدي إلى رفض المعاملة.

وتتيح وزارة الخارجية تقديم الخدمة إلكترونيًا على مدار الساعة، بينما ترتبط مدة إنجاز التصديق الفعلية بساعات العمل الرسمية وطبيعة مسار المعاملة الذي يحدده النظام.

كما يمكن التواصل مع مركز اتصال الوزارة على الرقم 80044444 من داخل دولة الإمارات للاستفسار عن متطلبات الخدمة أو معالجة المشكلات المتعلقة بالتسجيل والدفع والتحقق من الوثائق.

وتؤكد هذه الإجراءات أهمية استخدام الموقع الرسمي لوزارة الخارجية والتطبيق الحكومي المعتمد، وعدم مشاركة بيانات الهوية الرقمية أو المعلومات الشخصية مع جهات غير موثوقة تدعي تقديم خدمة التصديق.

وتُعد الخدمة إجراءً حكوميًا قائمًا بالفعل وليست قرارًا جديدًا بإلغاء رسوم التصديق أو تعميم الإنجاز خلال ساعتين على جميع المستندات بتاريخ إعداد هذا الخبر.

المصدر: وزارة الخارجية بدولة الإمارات العربية المتحدة – خدمة تصديق المستندات الرسمية والشهادات.